Come far ottenere risultati costanti e prevedibili alla TUA agenzia immobiliare

E’ davvero possibile far ottenere risultati costanti e prevedibili alla TUA agenzia immobiliare?

Tutti noi abbiamo davanti infinite distrazioni nel lavoro e nella vita. Ma per gli agenti immobiliari, in questo periodo, la vita può essere davvero una grande sfida. In questo articolo illustrerò come gestire il tempo per riuscire a fare in una settimana quello che normalmente si fa in un mese. Acquisire questa semplice abilità potrà aiutarti a fornire un servizio superiore alla tua clientela, rispetto a quello offerto dai tuoi concorrenti, ogni singola volta che i tuoi clienti si rivolgeranno a te per le loro esigenze immobiliari… a gestire le priorità con facilità … a massimizzare il reddito … e a ridurre della metà lo sforzo che oggi ti è necessario per raggiungere i tuoi obiettivi.

Ora, lascia stare qualsiasi cosa tu stia facendo e leggi ogni parola di questo articolo. L’abilità che stai per imparare è così importante che può cambiare il tuo livello di successo nel settore immobiliare in una sola notte. Oggi andremo a parlare di… organizzazione sistemica di un agenzia immobiliare.  Ti suona come il titolo di un Master post universitario, vero?  E’ essenziale che tu comprenda pienamente il concetto di “sistema”  se hai intenzione di riuscire davvero nel settore immobiliare. Che cosa è un “sistema”?

Wikipedia definisce un sistema come l’unità fisica e funzionale, costituita da più parti interagenti tra loro (e con altri sistemi), formando un tutt’uno in cui, ogni parte, dà un contributo per una finalità comune di quel sistema. In ultima analisi, la tua attività è solo un grande sistema, composto di sistemi più piccoli che lavorano insieme per portare un coerente, prevedibile risultato desiderato. La compravendita immobiliare è molto di più che una trattativa tra le persone coinvolte. Una compravendita è un “modo di fare le cose” che porta a un risultato prevedibile per il compratore e il venditore. E questi documentati “modi di fare le cose” sono chiamati SISTEMI.

Quali sono alcuni esempi di sistemi per il settore immobiliare?

Come gestire un incarico può essere un sistema (cartelli, MLS, annunci, volantini, sales letter, gli incroci in banca dati, ecc) – tutti modi per ottenere un affidabile, coerente risultato ogni volta.

Come acquisire nuovi clienti può essere un sistema. Gli annunci, la zona, le tue liste di potenziali clienti acquirenti, il web marketing, ecc.

Come si gestisce l’acquirente – dalla qualifica alla chiusura – può essere un sistema.

Perché i “sistemi” sono così importante per il tuo business?

Noi tutti vogliamo la coerenza nella nostra vita. In quanto esseri umani noi la bramiamo per soddisfare il nostro fondamentale bisogno di sicurezza. Ma i “sistemi” sono ancora più importanti per il successo del tuo business nel campo immobiliare. I “Sistemi” contribuiscono alla creazione di affidabilità nel modo in cui la tua agenzia opera, a offrire un servizio eccellente ad ogni singolo cliente … o anche a amplificare le segnalazioni di referenze da parte dei tuoi clienti soddisfatti tramite il passaparola positivo.

Vedi … il tuo obiettivo deve essere quello di avere un business che fa più affidamento sui “sistemi” che sulle “persone.” Perché? Poiché le persone sono dotate di tutti i tipi di stranezze e incongruenze possibili: competenze professionali, difetti di personalità, inaffidabilità, ecc. Ma i “sistemi” sono costanti come la Rocca di Gibilterra. Questo è anche il motivo per cui, quando la tua attività è organizzata in modo sistemico, gli affari vanno bene con o senza di te.

E c’è un’altra cosa … Il concetto di “valore residuo”? Il Valore residuo è il valore del tuo business senza di te.  Essere organizzati in modo sistemico aggiunge valore residuo al tuo business, cioè  rende alla tua attività un valore in sé e per sé, che non dipende da te. E se la tua agenzia ha un valore residuo significa che ha un valore maggiore se viene venduta. Hai familiarità con la vendita di agenzie immobiliari? Non molto spesso. Perché? Poiché la maggior parte degli agenti operano in agenzie che si basano interamente sul loro coinvolgimento personale. Al momento di lasciare, il business crolla. Ma gli agenti immobiliari che costruiscono valore residuo creare agenzie che possono effettivamente essere vendute. Il valore residuo si ottiene mediante la creazione di un’organizzazione sistemica. Ed ecco anche un motivo in più per organizzare la propria agenzia in modo sistemico: L’organizzazione sistemica riduce al minimo la gestione di crisi che causano drammi nella tua agenzia. Meno il “dramma” si può introdurre nella vostra azienda, tanto più efficacemente si lavorerà per voi. Come è possibile organizzare in modo sistemico la propria agenzia immobiliare?

Una volta capito come i sistemi sono creati e gestiti, l’installazione nella tua agenzia sarà un gioco da ragazzi. Stranamente … il modo migliore per descrivere come i sistemi sono creati e gestiti è quello di esaminare l’industria aeronautica. Quando si vola su un aereo di linea, lo sai che tutto il volo … dalla fase che precede il volo, l’imbarco, l’ avviamento del motore, il decollo, la fase di crociera, l’atterraggio,  è gestito attraverso dei sistemi? Ora, ecco come ottenere risultati costanti e prevedibili, in questo caso un arrivo sicuro alla TUA destinazione. Ciascuno di questi sistemi (pre-volo, decollo, ecc) è gestito da una lista di controllo. Le liste di controllo (che non sono altro che sistemi di piccole dimensioni) fanno parte del sistema complessivo. Ha senso, non è vero? E la TUA agenzia immobiliare funziona nello stesso modo.  Quindi ora ti darò le competenze e un semplice modello per creare propri sistemi, perché ogni azienda è diversa e sta poi a te personalizzare il sistema per il tuo specifico business.

Ci sono 2 tipi di sistemi:  i sistemi ATTIVITA’ e sistemi TEMPO.

I sistemi ATTIVITA’ vengono utilizzati per compiere qualunque tipo di operazione nella tua azienda. Per esempio … quando si prende un incarico, è necessario utilizzare una checklist per preparare la documentazione e pianificare le attività di marketing.

Un altro esempio: quando si fa un annuncio, il tuo “sistema pubblicità” dovrebbe organizzare ed eseguire tutte le operazioni: la scrittura degli annunci, le foto, il layout, il posizionamento, il meccanismo di risposta, ecc.

Pensa a quali sono i compiti principali della tua attività, quindi crea un sistema (e una checklist) per il modo esatto in cui desideri svolgere quel compito. Non preoccuparti ora se è giusto o sbagliato, seguimi e lo capirai.

Ora, vediamo in quattro semplici passi come creare un SISTEMA ATTIVITA’.

Passo 1: Compiti principali

Fai l’elenco dei compiti principali che svolgi nella tua attività di agente immobiliare professionale: Il tuo business è composto dall’acquisizione e dalla vendita, giusto? Quindi, per i sistemi di valutazione (per esempio), si deve prendere un foglio di carta e scrivere “Sistemi di valutazione” in alto. Quindi, per creare il tuo sistema semplicemente pensa, passo dopo passo, a quali sono le cose da fare per ottenere e gestire con successo degli incarichi di vendita degli immobili. Di seguito ci sono alcune idee che riguardano la parte dell’acquisizione della tua attività (nota come ho pensato al processo di acquisizione in ordine cronologico – dall’individuazione di potenziali clienti alla gestione dell’incarico):

  • Sistema potenziali clienti (il piano di marketing per intercettare potenziali proprietari venditori)
  • Sistema per il reperimento e lo sviluppo delle notizie
  • Sistema per la gestione dell’appuntamento in acquisizione
  • Sistema per qualificare il proprietario venditore
  • Sistema per presentare il piano marketing
  • Sistema per la valutazione del suo immobile
  • Sistema per la gestione delle obiezioni in acquisizione
  • Sistema di negoziazione dell’incarico
  • Sistema di chiusura
  • Sistema di gestione dell’incarico

Ora, è possibile fare la stessa cosa per i sistemi  della parte che riguarda l’acquirente – semplicemente riflettendo in ordine cronologico e poi compilando i dettagli nelle fasi successive.

Passo 2: Compiti minori 

Ora prendi un’altro foglio di carta e per ciascuno dei compiti principali di cui sopra, fai la lista di tutti i compiti minori che devono essere compiuti per eseguire il compito principale allo standard che desideri. Io chiamo queste “Attività minori” perché sono i “grandi compiti” suddivisi in pezzi gestibili. Ad esempio, il foglio “Sistema per l’appuntamento in vendita” potrebbe essere suddiviso in:

  • Pre qualifica telefonica
  • Analisi delle necessità e delle volontà
  • Matching
  • Prima della visita
  • Durante la visita
  • Dopo la visita
  • Proposta
  • Accettazione
  • Ecc.

Riesci a capire quello che stiamo facendo? Stiamo delineando tutti i dettagli e le attività che rendono i servizi eccellenti e quando sono documentati e sistematizzati (anche illustrato su un semplice foglio di carta), ti forniscono una più coerente e prevedibile consegna del servizio.

Passo 3: Procedure

Crea procedure per definire esattamente come vuoi realizzare ognuno dei compiti minori. Alcuni compiti minori sono semplici e intuitivi e non hanno bisogno di procedure, mentre altri possono richiedere ulteriori informazioni o norme che si desidera attuare. Il modo migliore per creare le tue procedure è quello di prendere semplicemente un altro foglio di carta, e scrivere “Attività minori” nella parte superiore, quindi elenca la procedura passo-passo di come desideri che l’operazione sia completata.

Stiamo semplicemente prendendo i compiti principali, scomponendoli in attività minori  e (se necessario) scomponendoli di nuovo in procedure dettagliate in modo che possano essere facilmente utilizzate per addestrare i nuovi collaboratori e farli crescere.

Passo 4: Assegnare responsabilità

La fase finale del tuo Sistema è l’assegnazione di una responsabilità per il completamento del sistema. Quando gli agenti immobiliari creano i loro sistemi su semplici fogli di carta, utilizzano righe e colonne per gestire i loro sistemi. Ovviamente, una delle colonne sta per assegnare le responsabilità per il completamento del compito. Quindi associa i sistemi (le principali attività, i compiti secondari e le procedure)  alle persone che ne sono responsabili, in un quaderno di facile consultazione. Ricordati che dispone di una sola agenzia immobiliare: la TUA. Quindi non aver paura di creare dei sistemi esattamente come vuoi che il tuo business si sviluppi. Saprai se i sistemi che hai creato sono “corretti” se la tua attività quotidiana non incontrerà problemi e fornirai dei servizi eccellenti senza ricevere reclami. Se vuoi saperne di più su come implementare i sistemi attività iscriviti al corso GRATUITO “La Gestione Vincente dell’Agenzia Immobiliare”

Quindi cerchiamo di ora di parlare del secondo tipo di sistemi, i SISTEMI TEMPO.

I sistemi tempo vengono utilizzati per gestire qualcosa che si verifica (o si ripresenta) su base regolare – sia che si tratti di un’attività giornaliera, settimanale, mensile o annuale.

Ad esempio, se ogni mattina rispondi alle chiamate in entrata (da annunci pubblicati sui portali, cartelli o volantini),  è necessario disporre di un sistema che contenga le procedure  che compongono questa attività. Oppure, se nella gestione dell’incarico hai bisogno di presentare un resoconto settimanale (diciamo il venerdì) al proprietario venditore di un appartamento che hai acquisito, allora  è necessario che tu disponga di un sistema per avvisare il tuo collaboratore di creare questo rapporto ogni settimana.

Puoi creare i tuoi “sistemi tempo” semplicemente pensando alle attività necessarie affinché i compiti vengano svolti in maniera regolare.

Ecco la struttura dei sistemi tempo che utilizziamo nella nostra attività di formazione per agenti immobiliari:

Giornaliera/Settimanale: 

Lunedi

Martedì

Mercoledì

Giovedi

Venerdì

MENSILE/ANNUALE: 

Gennaio

Febbraio

Marzo

Aprile

Maggio

Ecc …

Creare i tuoi “sistemi tempo” è incredibilmente facile. Ecco quattro semplici passi per aiutarti a iniziare:

PASSO 1: Crea sistemi giornalieri e settimanali

Prendi un foglio di carta per ogni giorno della settimana (Lunedi, Martedì, ecc.). Metti il giorno della settimana nella parte superiore della pagina. Poi, per ogni giorno, fai un elenco (in dettaglio) esattamente di quello che che vuoi che accada quel giorno, in ordine. Puoi fare riferimento ad una checklist per assicurarti che  il compito è stato fatto.

Ad esempio, ecco come può apparire un sistema tempo per la giornata di Lunedi :

Lunedi: 

Controlla la segreteria telefonica – Chiamate dei clienti

Controlla la casella di posta elettronica – e-mail dei clienti

Pianifica le attività della settimana

Preparare una valutazione con il metodo sintetico comparativo

Riunione con i funzionari acquisitori

Telefonate per la gestione dell’incarico – adeguamento dei prezzi

Ecc …

Crea il tuo elenco dei compiti per ogni giorno della settimana.

PASSO 2: Crea sistemi mensili e annuali

Alcune attività si completano su base giornaliera o settimanale, come sopra indicato. Tuttavia, altre attività verranno portate a termine solo su base mensile o annuale, come raggiungere l’obiettivo di fatturato dell’esercizio in corso. Ancora una volta, come gestire queste attività spetta a te, ma se desideri che il tuo sistema mensile/annuale funzioni, ti basterà seguire le istruzioni che ti ho dato per il sistema di attività quotidiano/settimanale. E’ facile, una volta che si è iniziato, e si può sempre aggiungere qualcosa o perfezionare le liste man mano che cresce la tua attività. Fai questo per ogni mese dell’ anno.

PASSO 3: le procedure

Se senti che serve, crea delle procedure per ciascuna delle attività di ogni giorno della settimana o di ogni mese dell’anno. Anche in questo caso, la maggior parte dei compiti saranno intuitivi, ma alcuni richiederanno una spiegazione dettagliata di come si desidera che l’attività sia completata con le norme che hai impostato. Il modo per creare le tua procedure è quello di prendere semplicemente un foglio di carta (per ogni attività giornaliera o settimanale o mensile o annuali), e scrivere l’attività in alto, quindi elencare la procedura passo-passo su come si desidera che l’operazione sia completata. Stiamo semplicemente prendendo in considerazione il giorno, la settimana o il mese e poi aggiungendo le attività e le procedure dettagliate per svolgere quei compiti in modo da poter essere facilmente utilizzate anche per addestrare e formare i propri collaboratori.

PASSO 4: Assegnare responsabilità 

Ci sono 2 modi per assegnare la responsabilità nei sistemi tempo.

Il primo modo è quello di creare il tuo sistema tempo proprio come te l’ho fatto vedere (da Lunedi a Venerdì, e da gennaio a dicembre) e una colonna per chi sarà responsabile per il completamento delle attività associate a quel giorno o mese. Questo funziona meglio quando si è una piccola organizzazione, una piccola agenzia immobiliare.

Il secondo modo è quello di creare liste di controllo sistemiche per ciascuna posizione che hai nella tua agenzia. Così, ad esempio, la coordinatrice o il funzionario acquisitore o l’agente immobiliare potrebbero avere le loro liste di controllo proprio per il giorno, la settimana, il mese o l’attività annuale. Man mano che la tua agenzia cresce si possono aggiungere posizioni e liste di controllo per le nuove posizioni. Ancora una volta, in entrambi i casi funzionerà, cambierà soltanto la gestione interna della propria agenzia.

Se solamente inizierai a mettere un piccolo focus di attenzione mentale a questo processo, ottenere un business immobiliare redditizio e soddisfacente sarà più facile e più veloce di quanto mai potresti pensare che sia possibile. Se la produzione crescerà ogni giorno, lo stress e la tensione diminuiranno ogni giorno, e avrai più tempo per “TE”. Tira fuori un block notes e inizia oggi. Sarai contento di averlo fatto!

Autore: Salvatore Coddetta, formatore e coach immobiliare

 

Spero che questo articolo ti aiuti a capire il processo di creazione di sistemi nel tuo business. Se vuoi approfondire questo argomento ti suggerisco di iscriverti al corso GRATUITO “La Gestione Vincente dell’Agenzia Immobiliare”

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